Vertalen van het programmerings-ontwerp naar productie-informatie.

Uitwerken en eventueel testen in een pilot (stap 14a) Werk een testplan uit. Denk vervolgens na of het zinvol en mogelijk is om vooraf opkomst en mogelijkeinteresse in het Give It Forward Symposium project vooraf te testen op de haalbaarheid.

Denk met betrekking tot het uitwerken bijvoorbeeld aan het laten ontwerpen van de symposiumsyllabus of documentatiemap en het uitwerken van de ondersteunende activiteiten/deelprojecten.

De uitvoering van een liveproject zoals het symposium moet in één keer goed gaan. Soms is het mogelijk om onderdelen vooraf te testen, bijvoorbeeld in de vorm van pilottesting, voorconferenties, coaching en gesprekken met gespreksleiders, gastspreker, projectpartners, sponsors en het houden van een generale digitale repetitie (uitgewerkt concept-uitvoering).

De kernactiviteit van de uitwerkingsfase wordt dus gevormd door het uitwerken van het programmerings-ontwerp in productie-informatie ten behoeve van het team die het symposium gaan organiseren, opbouwen en uitvoeren.

Symposium Programmering

Opstellen van het functioneringsprogramma

In een functioneringsprogramma staat beschreven hoe het symposium ‘werkt’ en wat nodig is om deze te laten functioneren zoals bedoeld. Het is een handleiding voor de – teams – die verantwoordelijk zijn voor het reilen en zeilen van het Give It Forward Symposium project als deze eenmaal draait. In het functioneringsprogramma van het symposium staan bijvoorbeeld de instructies voor de gastheren die de VIP-gasten ontvangen en de badges en documentatiemappen uitdelen, en voor de geluidstechnici en voor de gastvrouwen over bijvoorbeeld het omgaan met agressief gedrag, en met vragen van de media en met calamiteiten.

Brainstorm met elkaar over mogelijke calamiteiten die zich tijdens het symposium zouden kunnen voordoen en beschrijf vervolgens hoe er dan gehandeld moet worden. Voor het Give It Forward Symposium project zal het draaiboek voor het evenement zelf, dat in stap 16d aan de orde komt, volstaan als functioneringsprogramma.

Het nazorgprogramma

Inventariseer wat er na het Give It Forward Symposium, dus tijdens de afwikkelingsfase, nog allemaal moet worden gedaan.

In een nazorgprogramma zijn alle activiteiten beschreven die in de afwikkelingsfase van het Give It Forward Symposium project aan de orde komen. Hierbij kun je denken aan zaken als:

    • een plan voor en communicatie over eventuele vervolgactiviteiten(wederkerigheid concept);
    • bedankbriefjes naar betrokkenen, bijvoorbeeld: gastsprekers, technici, vrijwilligers en sponsors;
    • samenstellen van fotoboek/knipselboek;
    • bijwerken van de Give It Forward Symposium website en perspublicaties;
    • schrijven van een algemeen symposiumverslag over het functioneren van het project, eventueel ook specifieke verslagen van het Give It Forward Symposium project;
    • terug rapporteren aan deelnemers, doelgroepen of andere betrokkenen (onder andere met een evaluatie van resultaten, beantwoording van vragen die zijn blijven liggen en informatie over eventuele vervolgactiviteiten).
Go Top