Zoals gezegd wordt alle productie-informatie die in de uitwerkingsfase is beschreven en getekend, samengevoegd in het productieplan. Dit is dus eigenlijk een bundeling van losse informatie waarmee het uitvoeringsteam het project kan gaan uitvoeren. Daarnaast is het productieplan het laatste beslisdocument, op basis waarvan de opdrachtgever de finale go/no-go-beslissing voor het conferentieproject kan nemen.

Stappenplan voor de uitvoeringsfase en afwikkelingsfase

Met het opleveren van het productieplan als laatste beslisdocument is de voorbereiding van het Give It Forward Symposium project voltooid. Nu volgen in de meeste gevallen nog:

  • uitvoeringsfase;
  • afwikkelingsfase.

In deze fasen worden de draaiboeken en het nazorgprogramma uitgevoerd. Hieronder worden deze fasen van het Give It Forward Symposium project beschreven.

Er is reeds een uitgebreid format, concept en handboek van het Give It Forward Symposium ontworpen

Give It Forward Handboek

Viruswaarheid Symposium Uitvoeringsfase. 

Bouw het Give It Forward Symposium op volgens het productieplan (draaiboek voor de opbouw)

In deze stap wordt alles in gereedheid gebracht voor de ontvangst van de symposium gastsprekers, uiteraard volgens het Give It Forward Symposium draaiboek voor de opbouw.

Dat betreft onder meer:

  • inrichting van de conferentieruimte(n) en het podium en aankleding volgens het indelings- en inrichtingsplan;
  • check op de facilitaire voorzieningen (inclusief techniek en catering);
  • huisvesting op de locatie van de VIPs, gastsprekers en management team;
  • uitvoering van ondersteunende activiteiten/deelprojecten
  • speciale voorzieningen regelen (bank, stoelen, tafel, internetverbinding, catering, programma-info, informatie, bewegwijzering, stands, secretariaat, informatiebalie, deelnemersregistratie, uitgifte documentatiemap, fotograaf, perskamer, enzovoort).

Aan het eind van de opbouwfase is het symposium klaar om geopend te worden of van start te gaan. De medewerkers beschikken nu over een gedetailleerd programma en een draaiboek voor het symposium zelf en voor de afbouw. Bovendien zijn er een functioneringsprogramma (bijvoorbeeld in de vorm van een gebruikershandleiding) en een nazorgprogramma met alle activiteiten die in de afwikkelingsfase moeten worden ondernomen. Deze programma’s zijn al in de uitwerkingsfase gemaakt.

Go Top