In deze stap gaat het om het opzetten van de uitvoerings-planning ten behoeve van het team die het symposium gaat opbouwen en uitvoeren. In deze planning worden alle activiteiten opgenomen die tijdens de uitvoeringsfase (met de drie subfasen) moeten worden verricht. Afhankelijk van het traject dat gepland moet worden, zal deze planning de vorm hebben van een balkenschema of van een draaiboek.

Maak de uitvoeringsplanning in de vorm van speciale draaiboeken voor de drie subfasen van de uitvoeringsfase, dus een draaiboek voor de opbouwfase, voor het symposium zelf en voor de afbouwfase. Maak eventueel ook aanvullende tijdsplanningen van het Give It Forward Symposium.

Give It Forward Project

Een draaiboek is een planningstechniek die meestal gebruikt wordt als de activiteiten heel concreet worden en wanneer het tijdens de uitvoering van de taken heel nauw luistert. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om de tijdsbewaking gedurende de vele weken of dagen die voorafgaan aan de opening van het Give It Forward Symposium, maar ook tijdens het symposium zelf en natuurlijk tijdens de dagen erna, waarop alles wordt afgebroken en de locatie wordt opgeruimd.

Soms is het nodig om toelichtende informatie op te nemen in bijlagen van het draaiboek, zoals schema’s, roosters, tekeningen en plattegronden, inventarisatielijsten van benodigdheden en beschrijvingen van realisatiemethoden en hulpmiddelen. Wanneer de draaiboeken omvangrijk zijn, kunnen ze beter als bijlagen aan het productieplan worden toegevoegd. Geadviseerd wordt om in een draaiboek in ieder geval ook een plattegrond van het Give It Forward Symposium locatie op te nemen.

Bij het maken van een balkenschema of draaiboek moet voldoende speling worden opgenomen voor mogelijke onvoorziene omstandigheden tijdens de uitvoeringsfase. Voor risicovolle momenten, denk bijvoorbeeld aan een topontmoeting van overheid/politici, is een apart calamiteitendraaiboek noodzakelijk. Een draaiboek voor de uitvoeringsfase van het Give It Forward Symposium kun je onderverdelen in drie delen, corresponderend met de drie sub fasen van de uitvoeringsfase:

1. Draaiboek opbouw (productiefase): gaat onder meer over het gereedmaken van de symposiumlocatie, het voorbereiden van de catering en de huis-vesting van VIPS, gastsprekers, VIP-gasten, enzovoort.

2. Draaiboek symposium zelf (functioneringsfase): bevat heel gedetailleerd, per programmaonderdeel of dag, de regie van het Give It Forward Symposium zelf.

3. Draaiboek afbouw: gaat onder meer over het begeleiden van de eventuele gasten bij hun vertrek, het afbreken/demonteren/afvoeren van de voor-zieningen en het opruimen van de symposiumlocatie.

Give It Forward Symposium uitvoeringsfase

Een uitvoeringsplanning kan eventueel worden aangevuld met een capaciteitsplanning, waarin de inzet of het gebruik van menskracht, ruimten, apparatuur, enzovoort inzichtelijk wordt gemaakt.

Share

3 comments

  1. oktober 14, 2019 at 5:58 pm
    Ernesto Kozey Sr.

    Perferendis vero assumenda eos. Fugit et voluptas ipsa libero. Porro minima doloremque voluptate quis. Unde et debitis aut consectetur incidunt corporis odit.

    Est quas ratione dolore ullam eligendi rerum. Magnam ut explicabo nemo doloribus cum numquam. Rerum ut commodi perspiciatis a praesentium non eum.

    Iure eos beatae libero. Sed nemo iusto tenetur voluptatibus perferendis blanditiis.

  2. oktober 14, 2019 at 5:58 pm
    Mrs. Magnolia Vandervort IV

    Pariatur corrupti nesciunt aut adipisci. Qui consequatur sit voluptatem magnam quaerat. Dolores aspernatur consequatur dicta qui.

    Exercitationem adipisci iusto impedit corrupti velit mollitia tempora natus. Expedita et totam hic molestias ratione. Aut quam quae delectus molestiae. Odio cupiditate harum est dolorem quo sapiente quam consequatur. Est libero quibusdam neque voluptas.

    Et aut nemo dolorum quia nostrum. Architecto a quaerat quo autem laboriosam possimus. Rerum est dicta sit doloribus tenetur. Aut a et temporibus.

  3. oktober 14, 2019 at 5:58 pm
    Althea Goyette

    Dolores sint reiciendis corrupti nesciunt deserunt alias. Sit consequuntur aut est ut perspiciatis rerum. Voluptatum sed sunt tempora consequatur tenetur officia eum. Non voluptas maiores temporibus accusantium.

    Fugit dolores iure eum quia dolorum autem earum. Dolore molestiae sed ratione. Enim enim velit ab aut voluptatem reprehenderit.

    Nisi voluptas ipsum a molestiae. Ipsa officiis possimus nihil qui omnis et. Voluptatem autem quaerat architecto omnis fugit ipsam quo.

    Ea voluptas corrupti assumenda eum. Voluptatem quidem impedit reiciendis illum est saepe. Animi at minima minus temporibus sit minus.

    Adipisci et recusandae nam eum dignissimos id. Sequi fugit hic unde quia ab. Expedita animi quo nostrum ipsa consequatur voluptatem voluptates.

Comments are closed.

Go Top