Aan het begin van de uitvoeringsfase moet een briefing worden georganiseerd voor iedereen die bij de opbouw en het functioneren van de conferentie betrokken is, maar ook voor leveranciers (techniek, cateraar, standbouw, hostesses enzovoort).

Tijdens de uitvoeringsfase, vooral gedurende de opbouw, worden grote financiële verplichtingen aangegaan en kun men te maken krijgen met onverwachte uitgaven. Het is dus van groot belang dat wij het uitvoeringsbudget nauwkeurig bewaakt. Verzorg ook de financiële projectadministratie (onder meer administreren van opdrachten en facturen). Vaak schiet dit erbij in doordat het druk is, maar daar moet je dan later de prijs voor betalen.

Zorg er ook voor dat het kwaliteitsniveau van het symposium tijdens deze uitvoeringsfase wordt gewaarborgd. Verder zal de projectinformatie die gedurende deze fase de ronde doet, moeten worden gecoördineerd. Zorg er tot slot voor dat de uitvoering van alle activiteiten in deze fase aan de hand van de Give It Forward draaiboeken gecoördineerd wordt.

Afwikkelingsfase

Aan het eind van de afwikkelingsfase is het Give It Forward event afgerond, is het onderzoeksrapport gepresenteerd en is het symposium-project geëvalueerd (evaluatieverslag).

Afwikkelingsfase Symposium

Voer het Give It nazorgprogramma uit.

De gastsprekers, artiesten, vrijwilligers en alle andere betrokkenen krijgen een bedankbriefje. Eventueel vindt er een follow-up plaats naar alle betrokkenen van het Give It Forward project . Dit gebeurt allemaal volgens het eerder opgestelde Give It Forward nazorgprogramma.

Post comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Go Top